25.06.2020 von

Homeoffice nach Corona: Steuerliche Risiken

Die positiven Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice während der Coronakrise führten weltweit zum Umdenken in der Arbeitswelt. Bei grenzüberschreitend tätigen Arbeitnehmern birgt die Arbeit im Homeoffice jedoch einige steuerliche Risiken, die Arbeitgeber beachten sollten.

Homeoffice: Betriebsstättenrisiko prüfen

Wenn Mitarbeiter ihre Tätigkeit dauerhaft oder regelmäßig im Homeoffice in einem anderen als dem Staat ihres Arbeitgebers ausüben, kann ihre Arbeit dort eventuell eine Betriebsstätte für das Unternehmen begründen.

Die Folge: Der zu dieser Betriebsstätte zu allokierende Unternehmensgewinn wäre zu besteuern. Selbst wenn dieser nicht besonders hoch wäre, so ist der finanzielle und administrative Aufwand in Bezug auf Steuererklärung erheblich – gerade in einem für das Unternehmen fremden Land.

Um das zu vermeiden, sollten Arbeitgeber die Tätigkeit ihrer Mitarbeiter im Homeoffice auf das Risiko hin prüfen, ob sie eine Betriebsstätte begründet.

Dieses Risiko ist besonders hoch in folgenden Beispielen: Der Mitarbeiter hat ein Firmenschild an seiner Wohnung, das Unternehmen trägt die Kosten seiner Unterkunft, der Mitarbeiter übt Managementfunktionen im Homeoffice aus oder hat die Vollmacht, im Namen des Unternehmens Verträge abzuschließen und übt diese Vollmacht auch aus.

Der Arbeitgeber muss die Arbeit der einzelnen im Homeoffice tätigen Mitarbeitern analysieren und ggf. vertraglich einschränken, um das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte zu minimieren.

Steuerliche Ansässigkeit

Viele Länder unterwerfen Gesellschaften mit Geschäftsleitung in diesem Staat der unbeschränkten Besteuerung. Üben Mitarbeiter in Geschäftsleitungspositionen ihre Tätigkeit im Homeoffice in einem anderen als dem Sitzstaat der Gesellschaft aus, kann das ggf. den Ort der Geschäftsleitung begründen – und damit eine unbeschränkte Steuerpflicht für die Gesellschaft.

Das könnte eine unbeschränkte Steuerpflicht im Sitzstaat und im Staat mit dem Ort der Geschäftsleitung zur gleichen Zeit bedeuten.

Zwar sehen die sog. Tie-Breaker-Rules in Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) Lösungen für solche Situationen vor, indem sie die steuerliche Ansässigkeit für Zwecke des DBA einem der beiden Staaten zuweisen. Doch nicht mit jedem Staat besteht ein solches DBA.

Daher ist bei Mitarbeitern mit Geschäftsleitungspositionen die Situation genau zu analysieren. So kann man für beide Seiten – Mitarbeiter und Gesellschaft – eine Lösung ohne steuerliche Risiken finden.

Sonderregelungen nur für Dauer der Krise

Für den Mitarbeiter kann die Tätigkeit im Homeoffice zu einer geänderten Zuordnung des Besteuerungsrechts führen. So kann eine vermehrte Tätigkeit im Homeoffice zum Verlust seiner Grenzgänger-Eigenschaft – falls er die max. zulässigen Nichtrückkehrtage überschreitet – oder zu einer höheren Besteuerung im Wohnsitzstaat führen.

Die Sonderregelungen mit den Nachbarstaaten während der Coronakrise (s. Kompass-Beitrag sowie folgenden Kompass Beitrag) gelten nur für die Dauer der Krise.

Sie betreffen nur solche Tage im Homeoffice, die ausschließlich wegen staatlicher Gesundheitsverordnungen oder -empfehlungen zur Bekämpfung der COVID-19-Pandemie im Homeoffice ausgeübt wurden.

Entscheidet sich der Arbeitnehmer selbst dazu, im Homeoffice zu arbeiten, gilt für diese Arbeitstage in der Regel das Tätigkeitsortsprinzip. Damit wird der Wohnsitzstaat i.d.R. das Besteuerungsrecht haben. Das sollten Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter abstimmen und analysieren, bevor sie eine Homeoffice Vereinbarung treffen.

Abzugsverpflichtungen

Üben Arbeitnehmer ihre Tätigkeit im Homeoffice aus, unterliegt ihr Arbeitslohn i.d.R. der Besteuerung in ihrem Wohnsitzstaat.

Für den Arbeitgeber bedeutet das: Er müsste unter Umständen die Lohnsteuer einbehalten. So gilt in Deutschland eine ausländische Gesellschaft mit einem ständigen Vertreter in Deutschland als inländischer Arbeitgeber. Sie ist verpflichtet, die Lohnsteuer einzubehalten.

Dabei gilt als ständiger Vertreter eine Person, die nachhaltig die Geschäfte eines Unternehmens besorgt und dessen Sachweisungen unterliegt. Eine Vollmacht zum Abschluss von Verträgen ist nicht erforderlich. Damit kann die Tätigkeit eines Mitarbeiters, die er im Inland ausübt, relativ schnell einen ständigen Vertreter für die ausländische Gesellschaft begründen – mit einer Lohnsteuerabzugsverpflichtung als Folge.

Die Arbeit im Homeoffice – und damit einem anderen Beschäftigungsorts des Mitarbeiters – kann für den Arbeitgeber auch bedeuten, dass sich die Einbehaltungspflicht von Sozialversicherungsbeiträgen ändert.

Beachtet das Unternehmen nicht seine Abzugsverpflichtungen, kann das neben einer Haftung des Unternehmens für diese Beträge auch strafrechtliche Verantwortung bedeuten. Unternehmen sollten darauf unbedingt ihr Augenmerk legen.

Was sollten Unternehmen tun?

Bevor Unternehmen ihre Homeoffice Policy ändern, sollten sie die steuerlichen Risiken in Homeoffice-Ländern ihrer Mitarbeiter analysieren.

Wo sich steuerliche Risiken durch Einschränkung der Tätigkeit minimieren lassen, sollten Arbeitgeber die vertraglichen Vereinbarungen vorab mit dem Mitarbeiter treffen.

Anschließend sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass solche Vereinbarungen tatsächlich auch eingehalt werden. Zu empfehlen: Ein Compliance-Tool i.Z.m. der grenzüberschreitenden Tätigkeit von Mitarbeitern. Dieses hat den Vorteil, dass es früh steuerliche Risiken identifiziert und bewältigt.

 

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