Wenn Unternehmen den Einsatz von Fremdpersonal nicht rechtskonform gestalten, kann das mit erheblichen ökonomischen und juristischen Risiken einhergehen. Neben Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer sowie empfindlichen Geldbußen drohen Geschäftsführern, Vorständen und weiteren Führungskräften auch strafrechtliche Konsequenzen.
Heute ist ein rechtssicheres Konzept für den Einsatz externer Fachkräfte ein Muss für jedes unternehmensinterne Compliance-Management. Mit dieser Blog-Reihe zeigen wir, wie der Fremdpersonaleinsatz rechtssicher und flexibel gelingen kann.
Gesetzgeber schränkt Einsatz von Fremdpersonal ein
Unternehmen in Deutschland haben nach wie vor einen hohen Bedarf an Fremdpersonal. Das hat oft Flexibilitäts- und Kostengründe. Zudem sind hochqualifizierte, anstellungswillige Fachkräfte nur begrenzt verfügbar.
Gleichzeitig will der Gesetzgeber rechtwidrige Einsatzformen für Fremdpersonal vermeiden. Das bedeutet konkret: Es geht darum, Scheinselbständigkeit und verdeckte bzw. illegale Arbeitnehmerüberlassung, z.B. bei zwischengeschalteter Personalagentur, zu bekämpfen.
Aktuelle Vorgaben für die Arbeitnehmerüberlassung
Seit dem 1. April 2017 gelten für den Einsatz von Leiharbeitnehmern nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) neue rechtliche Rahmenbedingungen. Vor allem gilt seitdem nach § 1 Abs. 1 b AÜG eine gesetzliche Überlassungshöchstdauer von grundsätzlich 18 Monaten.
Auch der Einsatz von Fremdpersonal auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen – besonders von Freiberuflern oder Freelancern – steht stärker im Fokus der Behörden.
Kontrollen nehmen zu, Behörden prüfen strenger
Im Zusammenhang mit Freiberuflern hat sich die Rechtslage nicht relevant geändert. Dennoch legen die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) und die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung (FKS) als zuständige Behörden die rechtlichen Rahmenbedingungen zunehmend strenger aus und führen inzwischen häufiger Kontrollen durch.
Während die DRV bei freiwilligen Statusfeststellungsverfahren 2007 nur in 21,2 Prozent der geprüften Fälle eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung festgestellt hat, lag die Quote zehn Jahr später, im Jahr 2017, bei 40,3 Prozent (vgl. BT-Drs. 18/11982; BT-Drs. 19/749 v. 14.02.2018).
Nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von Fremdpersonal haben sich verschärft. Auch die Anzahl der behördlichen Arbeitgeberkontrollen hat zugenommen.
Die zuletzt veröffentliche Jahresstatistik der FKS von 2017 zeigt einen sprunghaften Anstieg: 2017 führte die FKS 52.209 Arbeitgeberprüfungen durch, im Vorjahr nur 40.374 – also rund 10.000 Prüfungen mehr in 2017.
Diese Statistik enthält alle Arbeitgeberprüfungen wegen Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung – Scheinselbständigkeit ist dabei zwar nur einer von mehreren Aspekten. Dennoch verdeutlicht die Statistik den Trend hin zu höherer Kontrolldichte.
Erhebliche Risiken bei rechtswidrigen Fremdpersonaleinsätzen
Mit einer Scheinselbständigkeit oder verdeckten Arbeitnehmerüberlassung sind erhebliche Risiken verbunden.
Arbeitsrechtlich besteht das Risiko, dass ein „ungewolltes“ Arbeitsverhältnis zwischen Einsatzunternehmen und Fremdmitarbeiter entsteht, inkl. aller Arbeitnehmerrechte wie Kündigungsschutz, Anspruch auf bezahlten Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Wird ein Arbeitsverhältnis angenommen, muss das Unternehmen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Das gilt für künftige und für vergangene Zeiträume. Hinzu kommen Säumniszuschläge von 1 Prozent des rückständigen Betrages für jeden angefangenen Monat der Säumnis.
Zahlt das Unternehmen keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, können sich dadurch auch Geschäftsführer, Vorstände und weitere Führungskräfte des Unternehmens strafbar machen (zu den Risiken im Zusammenhang mit dem Einsatz von Fremdmitarbeitern gibt der zweite Beitrag unserer Blog-Reihe Auskunft).
Rechtskonforme Möglichkeiten für Unternehmen
Unternehmen sind gut beraten, den rechtskonformen Einsatz externer Fachkräfte in den Fokus ihrer Compliance-Maßnahmen zu rücken.
Sie können z.B. ganz auf den Einsatz externer Mitarbeiter auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen verzichten und nur auf Arbeitnehmerüberlassung setzen.
Mit Blick auf gesetzliche Einschränkungen wie der Überlassungshöchstdauer ist das allerdings oft nicht möglich.
Auf der anderen Seite sind Unternehmen in bestimmten Bereichen auf den Einsatz externen Personals angewiesen. Viele Spezialisten, z.B. im IT-Bereich, sind häufig nicht bereit, in ein festes Anstellungsverhältnis zu wechseln.
Auch Outsourcing, also ganze Geschäftsbereiche oder Projekte auszulagern, wird nicht immer gewünscht und praktikabel sein.
Compliance-Konzepte einführen
Will ein Unternehmen externe Mitarbeiter rechtskonform einsetzen, sollte es zur Prävention ein effektives Compliance-System einführen und kontrollieren, dass die Regeln eingehalten werden.
Verantwortliche Mitarbeiter sind zu schulen, damit sie Einsätze fachgerecht vorbereiten und durchführen können.
Bei Freelancern ist v.a. zu vermeiden, dass sie in die betriebliche Organisation des Unternehmens eingegliedert werden. Sie dürfen auch nicht arbeitsteilig mit angestellten Arbeitnehmern zusammenwirken.
Wichtig: Fremdpersonal und interne Mitarbeiter sind in der Regel räumlich voneinander zu trennen, klare Kommunikationswege sind festzulegen (auf die wichtigsten Aspekte in Sachen rechtskonformer Einsatz von Fremdpersonal gehen wir im dritten Beitrag der Blog-Reihe ein).
Bereits begangene Verstöße aufarbeiten
Führt ein Unternehmen ein Compliance-System ein, zeigt sich oft, dass es in der Vergangenheit bereits Verstöße gab. Um solche Verstöße aufzudecken, muss das Unternehmen sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Versäumnisse aufarbeiten.
Neben der rückwirkenden Meldung zur Sozialversicherung und der Korrektur von Steuererklärungen kann es auch nötig sein, eine steuerstrafrechtliche, strafbefreiende Selbstanzeige abzugeben.
Was zu tun ist, wenn sich der Eindruck aufdrängt, dass in der Vergangenheit Fremdpersonal nicht rechtskonform eingesetzt wurde, zeigt unser vierter Beitrag der Blog-Reihe zum Schadensmanagement.
Risiken erkennen und handeln
Der Einsatz externer Mitarbeiter geht für Unternehmen mit Risiken einher. Die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitnehmerüberlassung wurden verschärft. Die Behörden kontrollieren zunehmend und strenger auch beim Einsatz von Freiberuflern. Umso wichtiger ist es, den Einsatz von Fremdpersonal rechtssicher zu gestalten.
