Die e-Vergabe: Was Auftraggeber und Unternehmen wissen müssen

Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) fordert auch für nationale Liefer- und Dienstleistungsaufträge die vollständige elektronische Vergabe. Wir zeigen Ihnen die Anforderungen an die e-Vergabe und was Sie dabei beachten sollten.

Die „digitalisierte Vergabe“ ist noch immer nicht selbstverständlich – obwohl die e-Vergabe für europaweite Verfahren bereits ab dem 18. Oktober 2018 ein Muss sein wird. Auch die UVgO, die die bisherige VOL/A 2009 ersetzt, schreibt für nationale Liefer- und Dienstleistungsaufträge vor, dass diese schrittweise vollständig elektronisch vergeben werden müssen.

Die e-Vergabe soll Verfahren vereinfachen und als Hebel für Kosteneinsparungen dienen. Die Gesamtkosten für Vergabeverfahren belaufen sich laut einer vom Bund in Auftrag gegebenen Studie aus 2008 bisher auf jährlich 19 Milliarden Euro. Auf Bundesebene und in Hamburg trat die UVgO bereits in Kraft. Auch die anderen Länder dürften sukzessive nachziehen und Anwendungsbefehle erlassen. Grund genug, sich bereits jetzt mit den Anforderungen vertraut zu machen.

Was sind die Anforderungen an die e-Vergabe?

Der Begriff „e-Vergabe“ steht für elektronische Vergabeverfahren, in denen elektronische Informations- und Kommunikationsmittel nach Maßgabe des einschlägigen Vergaberegimes genutzt werden. Die UVgO legt folgende Anforderungen fest:

Internetportal www.bund.de einbinden

Auftragsbekanntmachungen auf den Internetseiten des Auftraggebers oder anderen Internetportalen müssen gleichzeitig über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

Vergabeunterlagen veröffentlichen

In der Auftragsbekanntmachung ist eine elektronische Adresse zu nennen, unter der es möglich ist, die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abzurufen , sobald sie veröffentlicht wurden

Uneingeschränkter Zugriff heißt: Jeder soll die Vergabeunterlagen ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung direkt, also ohne Registrierung, herunterladen können. Für den Auftraggeber bedeutet das: Er hat keinen vollständigen Überblick darüber, wer sich die Vergabeunterlagen – aus wirklichem Interesse – herunterlädt.

Vollständig sind die Vergabeunterlagen dann abrufbar, wenn alle Vergabeunterlagen und nicht nur einzelne Teile heruntergeladen werden können. Nach aktueller vergaberechtlicher Rechtsprechung soll das grundsätzlich auch in zweistufigen Verfahren gelten (OLG München, Beschluss vom 13.03.2017 – Verg 15/16). Danach müssen bei der Beschränkten Ausschreibung und der Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb bereits mit der Auftragsbekanntmachung grundsätzlich  nicht nur die Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb, sondern auch diejenigen für die Angebots- bzw. Verhandlungsphase zugänglich sein.

Ausnahmen von der umfangreichen Transparenzpflicht können aus besonderen technischen Gründen bestehen oder um vertrauliche Informationen zu schützen.

Elektronische Kommunikation bei e-Vergabe

Um Daten zu senden, empfangen, weiterzuleiten und zu speichern, sind in den Vergabeverfahren elektronische Mittel zu nutzen – z.B. eine webbasierte (Vergabe-)Plattform, die den Upload und Download von Dateien und gleichzeitig die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Unternehmen ermöglicht. Große Hoffnung wird in das Projekt „XVergabe“ gesetzt. Mit nur einer Schnittstelle sollen Unternehmen über diese Standard XVergabe Zugang zu sämtlichen Vergabeverfahren von Bund und Ländern erhalten und über diese Plattform auch an diesen teilnehmen können. Gerade beschloss der IT-Planungsrat, dass ein Finanzierungskonzept durch Bund und Länder erarbeitet werden soll.

Teilnahmeantrag abgeben, elektronisches Angebot erstellen

Ab dem 01. Januar 2020 sind Teilnahmeanträge und Angebote voll elektronisch einzureichen. Dazu reicht die Textform per elektronischer Mittel. Ein Telefax mit einem Angebotsformblatt, das zwar die Textform erfüllt, reicht allerdings nicht aus. Es muss gewährleistet werden, dass z.B. ein vorzeitiger Zugriff auf empfangene Daten nicht möglich ist und nur ein bestimmter Berechtigter die Daten abrufen kann.

Auftraggeber können auch eine fortgeschrittene bzw. qualifizierte elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes bzw. qualifiziertes elektronisches Siegel vorschreiben. Maßgeblich für Signatur und Siegel sind die Vorgaben im Vertrauensdienstegesetz, das am 29. Juli 2017 in Kraft trat und das Signaturgesetz ablöst. Die nach dem Signaturgesetz genehmigten Zertifikate gelten nur noch bis zum 14. November 2018.

Ausnahmen von der elektronischen Kommunikation

Auftraggeber können von der elektronischen Kommunikation und von der Akzeptanz und der Vorgabe einzureichender, elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote abweichen, wenn eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird und der geschätzte Auftragswert bis zu 25.000 Euro netto beträgt. Außerdem kann davon abgewichen werden, wenn im Einzelfall technische Gründe oder die Gewährung des Schutzes der Informationen dagegen sprechen.

Wann ist die e-Vergabe im unterschwelligen Vergabebereich Pflicht?

Die Vergabeunterlagen sind in vollem Umfang zu veröffentlichen, sobald und soweit die UVgO für den Auftraggeber Anwendung findet. Maßgeblich ist insoweit  ein entsprechender landesrechtlicher Anwendungserlass.

Die UVgO schreibt vor, dass ab dem 01. Januar 2019  der Auftraggeber Teilnahmeanträge und Angebote in Textform mittels elektronischer Mittel akzeptieren muss, selbst wenn er einen anderen Weg zur Übermittlung, z.B. Papierform oder Telefax, vorgegeben hat.

Ab dem 01. Januar 2020 schreibt die UVgO die volle e-Vergabe verbindlich vor: elektronische Kommunikation und Teilnahmeanträge und Angebote in elektronischer Form wird Voraussetzung.

So setzen Sie die Anforderungen einfach und gezielt um

Um die e-Vergabe rechtzeitig einzuführen, ist ein Handeln von Unternehmen und Auftraggebern gefragt. Da die digitale Vergabe im oberschwelligen Vergabebereich bereits ab dem 18. Januar 2018 verbindlich ist, dürfte die Umsetzung bereits in vollem Gang sein.

Auftraggeber müssen intern klären, welche elektronischen Mittel sie nutzen und wie sie die e-Vergabe sicherstellen wollen – über (welche) webbasierte Vergabeplattform und/oder (welche) Vergabesoftwarelösung. Manche Länder schreiben vor, zumindest auch die Vergabeplattform des Landes zu nutzen. Außerdem muss die Vergabeplattform eine automatische Verknüpfung auf das Internetportal www.bund.de ermöglichen.

Unternehmen sollten ebenfalls prüfen, welche Vergabeplattform/Vergabesoftware die für sie spannenden Auftraggeber nutzen (werden). Die Unternehmen sollten die erforderlichen Voraussetzungen schaffen, um an den e-Vergabeverfahren teilnehmen zu können. Es sollte eine aktuelle Signatur bzw. ein aktuelles Siegel vorliegen. Sobald die Unternehmen an einem e-Vergabeverfahren teilnehmen möchten, sollten sie  sich auf der Vergabeplattform registrieren. Nur dann werden sie automatisch über Änderungen im Vergabeverfahren informiert, etwa Antworten auf Bieterfragen, geänderte Vergabeunterlagen oder Verfahrensfristen. Denn ohne Registrierung haben die Unternehmen eine Holschuld.

Werden Sie digitaler Vorreiter bei der e-Vergabe

Die digitale Vergabe ist gesetzt. Jetzt muss sie nur noch eingeführt und „gelebt“ werden. Je früher, desto eher können Sie – egal ob als Auftraggeber oder Unternehmen – die Vorteile nutzen. Denn viele Praktiker berichten bereits jetzt: Die Verfahren sind weniger aufwendig, einfacher und dynamischer.

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Autor: und

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