Experten sind sich schon lange einig: Unsere Zukunft wird sich auf digitalen Plattformen abspielen. Die Digitalisierung schreitet in allen Branchen voran – so auch als Legal Tech in der Rechts- und Steuerberatung.
Digitale Plattformen als Schnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant haben drei zentrale Vorteile: eine vereinfachte und schnellere Kommunikation, ein zielgerichtetes Projektmanagement und die Chance, komplexe Sachverhalte zu visualisieren.
Was sind Plattformen?
Plattformen sind zum einen digitale Marktplätze, auf denen sich Kunden mit Anbietern treffen, um Güter und Dienstleistungen auszutauschen. Daneben gibt es sog. Kollaborationsplattformen. Diese bringen Mandanten und Kanzleien zusammen und unterstützen sie darin, gemeinsame Projekte umzusetzen.
Kollaborationsplattformen sind im Beratungsalltag meistens an ein Projekt gebunden und können später auch miteinander vernetzt oder erweitert werden.
Begreift man Beratungsprojekte als Möglichkeit, um zu kooperieren und zusammen zu arbeiten, erhöht sich ihr Erfolg. Das gilt für alle Branchen gleichermaßen, auch für die Rechtsberatung.
Plattformen ermöglichen, je nach Ausfertigung und technischen Gegebenheiten, den höchsten Grad an Zusammenarbeit: Praktisch in Echtzeit werden Klauseln formuliert und Verträge zwischen Mandant und Anwalt geändert.
Welche Projekte von Plattformen profitieren
Gerade in der internationalen Rechts- und Steuerberatung, in der es auf einen reibungslosen Austausch zwischen Mandant und Berater ankommt, sind die Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf Plattformen vielfältig. Je komplexer oder umfangreicher ein Projekt ist, desto größer ist der Mehrwert, wenn man ein gemeinsames digitales System nutzt.
Das gilt nicht nur, wenn mehrere Jurisdiktionen oder Parteien beteiligt sind, sondern v.a. auch dann, wenn mehrere Abteilungen eines Unternehmens in das Rechtberatungsprojekt involviert sind. Ideal sind Plattformlösungen für Projekte, die auf ein gemeinsam erstelltes Arbeitsergebnis zwischen Mandant und Berater abzielen und die es erfordern, dass sich beide Seiten eng untereinander abstimmen.
Drei Kennzeichen von Kollaborationsplattformen
Plattformen sind durch drei Vorteile gekennzeichnet, wobei sich diese inhaltlich überschneiden können und nicht streng voneinander zu trennen sind:
- Kommunikation
Kommunikation ist ein Schlüssel, um Projekte anzubahnen und auch umzusetzen. Hier liegt der größte Nutzen einer Kollaborationsplattform: Dank dieser Lösung sind Dokumente, Ablaufpläne oder Nachrichten nicht länger per E-Mail zu versenden.
Vielmehr lädt man die Informationen einmalig hoch. Damit stehen sie allen beteiligten Akteuren bereit. Die gesammelte Historie zu einem Projekt liegt auf der Plattform, in der auch Ordner zugewiesen und verschoben werden können. Das erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten.
Ein weiterer Vorteil: Man kann nach Bedarf Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen und Signale beim Überschreiten von Deadlines einstellen. Außerdem werden To-dos einzelner Akteure transparenter. Das führt zu einem reibungsloseren Projektablauf für alle Beteiligten.
Diese Art der Kommunikation spart Speicherplatz auf Servern und Zeit, um Projekte umzusetzen. Technisch ist es auch möglich, Umfragen oder Foren einzubinden. Vor allem bei Projekten mit zahlreichen, räumlich voneinander getrennten Akteuren erhöht das die Transparenz im Austausch.
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Projektmanagement
Das klassische Projektmanagement, wie es Wirtschaftsunternehmen schon lange einsetzen, zieht immer mehr auch bei Kanzleien ein. Mandate auf Basis von Meilensteinen und Teilzielen anzubahnen, auszuführen und zu Ende zu bringen, wird zunehmend wichtiger.
Die Plattform-Lösung ermöglicht eine optimale Auslastungszuordnung und Terminplanung. Das ist auch durch Gantt-Charts auf der Oberfläche visuell darstellbar. Mit Hilfe des Monitoring der Fees lassen sich SOLL- und IST-Vergleiche der Kosten erstellen.
Hier ein Beispiel eines Gantt-Charts.
Der Vorteil: Das Mandat ist innerhalb eines geplanten Budgets abschließbar. -
Integration von Visualisierungen in die Arbeitsergebnisse
Dank Diagrammen ist es möglich, komplexe Sachverhalte einfach zu vermitteln. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zahlreiche Daten und Informationen verarbeitet werden müssen.
In der Rechtsberatung lässt sich vor allem in der jurisdiktionsübergreifenden Arbeit einen Mehrwert für die beteiligten Akteure erzielen. So kann man z.B. regulatorische Besonderheiten der einzelnen Regionen über eine Heatmap darstellen.
Hier ein Beispiel einer Heatmap.
Herausforderungen: Umdenken und Benutzerfreundlichkeit
Anlaufschwierigkeiten treten meist dann auf, wenn der bekannte Arbeitsablauf neuen Abläufen weichen muss, etwa, wenn sich die Nutzer mit der Plattform vertraut machen.
Zu Beginn braucht es Zeit, um sich an die Bedienung zu gewöhnen und die Funktionsweise der Plattform zu verstehen. Je intuitiver und einfacher die Bedienung ist, desto eher kann sich eine Plattform für das beteiligte Team etablieren.
Ergebnis: Qualitätsverbesserung der Arbeitsergebnisse
Dass die Qualität durch die Nutzung von Plattformen verbessert wird, liegt auf der Hand. Denn durch das Clustern aller Aufgaben, Dokumente und Ressourcen an einem Ort minimiert man die Anzahl der Medienbrüche, die normalerweise zu Verzögerungen und Fehlern führen. Die Folge: Der gesamte Prozessablauf wird effizienter und schneller.
Außerdem etabliert man durch die kontinuierliche Zusammenarbeit eine langfristige Vertrauensbasis. Die Erwartungen des Mandanten bekommt der Rechts- und Steuerberater unmittelbar mit und kann zeitnah darauf reagieren.
Juristische Plattformen auf Projekte zuschneiden
Im Zuge der Digitalisierung werden auch juristische Plattformen viel differenzierter auf die Projekte zugeschnitten und an die Anforderungen der Mandanten angepasst. Systeme werden immer klüger und flexibler. Das ermöglicht, externe Informationsquellen in die eigene Plattform zu integrieren und die Analyse von Rechtsfragen um verschiedene Dimensionen zu erweitern, wie z.B. makroökonomische und demografische Fakten.
Ein noch wenig beachteter Markt
Die Branche befindet sich im Wandel. Strategisch weitsichtige Kanzleien sind darauf vorbereitet. Dass hier noch viel zu tun ist, zeigt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitcom vom Januar 2018. Danach haben mehr als die Hälfte der deutschen Geschäftsführer und Vorstände mit mehr als 20 Beschäftigten noch nie von den Begriffen Plattform-Ökonomie, Plattform-Märkten oder digitalen Plattformen gehört.
